Al estudiar el balance de una empresa, podemos observar en el activo, y dentro del grupo Realizable, la existencia de unas partidas muy significativas denominadas: Clientes sostenidos y Clientes descontados.
Estas partidas indican la cantidad de dinero que los clientes deben a la empresa; y globalizan la cantidad total que la empresa está prestando a sus clientes, por el simple hecho de venderles a plazo.
El crédito que otorga la empresa a sus clientes, por su misma naturaleza de crédito, comporta un riesgo, en razón de la incertidumbre que existe acerca de que sea pagado a su vencimiento, y asumir un riesgo implica aceptar un coste; además, el hecho de emplear unos recursos durante un tiempo implica otro coste.
La inversión que por lo general realizan la empresas que venden a crédito en estas partidas, suele ser una inversión de gran importancia, no solo por el valor absoluto de su cuantía, sino por lo que es más significativo, por su elevado valor relativo en comparación a los activos totales de la empresa.
La importancia de esta inversión; el alto riesgo que conlleva; los costes que ocasiona; y el volumen de ventas que facilita, son las razones que hacen necesaria la existencia de un departamento de crédito en la organización. Y la necesidad e importancia de este departamento son directamente proporcionales a estos factores.
El departamento de crédito, entendido como la función que realiza, que es la gestión del crédito a clientes, existe en todas las empresas que efectúan la venta a término. En las organizaciones complejas estará muy desarrollado, trabajarán en él muchas personas, y será una división, un departamento, o una sección de la empresa; por contra, en las empresas pequeñas y muy pequeñas quedará reducido a una función que realice un directivo o el mismo dueño, pero nunca desaparecerá. Esta función sólo quedará eliminada en aquellas empresas que no efectúen ventas con pago aplazado.
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